Doanh nghiệp nào thích hợp sử dụng phần mềm kế toán bằng excel đơn giản

Phần mềm kế toán bằng excel đơn giản đã không còn xa lạ gì đối với kế toán viên hay doanh nghiệp. Là một công cụ phổ biến được ưa chuộng giúp tính toán, thống kế và quản lý thông tin dữ liệu một cách dễ dàng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp để sử dụng phần này. Tại sao lại nói như vậy? Các bạn hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi qua bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm kế toán bằng excel đơn giản là gì?

Excel là một công cụ tin học văn phòng rất phổ biến. Là một chương trình sử dụng bảng tính để xử lý các thông tin và dữ liệu. Từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường chúng ta đã được làm quen với phần mềm này. Đây là phần mềm miễn phí, có cách sử dụng khá đơn giản, nhưng lại rất thông minh và đáp ứng được nhu cầu của kế toán viên từ đơn giản đến phức tạp.

Doanh nghiệp nào phù hợp để sử dụng phần mềm kế toán bằng excel đơn giản

Do tính thông dụng của phần mềm excel mà kế toán của doanh nghiệp sẽ không phải mất quá nhiều thời gian tìm hiểu, làm quen. Đặc biệt phần mềm này lại là phần mềm miễn phí. Vì thế doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí. Đây cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn excel để quản lý cơ sở dữ liệu cho mình. 

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm như vậy thì phần mềm này cũng có những mặt hạn chế. Với những công ty có quy mô nhỏ và vừa thì công cụ này sẽ là phù hợp. Sở dĩ nói như vậy là do những doanh nghiệp này cơ sở dữ liệu thông tin cần quản lý không lớn nên việc quản lý bằng excel sẽ đơn giản, dễ theo dõi. Còn đối với những doanh nghiệp quy mô lớn thì việc sử dụng excel lại không phù hợp. Với cơ sở dữ liệu nhiều quản lý bằng excel sẽ khó kiểm soát hết được, gây khó khăn cho kế toán viên.

Không chỉ vậy, excel chỉ có thể lưu riêng lẻ thành từng file, tại một thời điểm chỉ có một người có thể làm và chỉnh sửa. Điều này cũng gây khó khăn trong việc bàn giao cũng như hỗ trợ nhau làm việc nhóm. Khi lưu file riêng lẻ như vậy cũng sẽ khó trong việc tổng hợp báo cáo cuối các tháng, quý hay năm. Đây cũng là lý do khiến các doanh nghiệp lớn nên cân nhắc việc sử dụng phần mềm này. Khi mà bạn có quá nhiều cơ sở dữ liệu để quản lý sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm và kiểm kê.

Ngoài ra, tính bảo mật của excel cũng không cao. Bạn có thể dễ dàng xóa các tệp dữ liệu nhưng lại khó khôi phục lại. Đối với những doanh nghiệp lớn thì bạn nên tìm hiểu một vài phần mềm kế toán chuyên nghiệp để có thể quản lý một cách hiệu quả cơ sở dữ liệu của mình. Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán, tùy thuộc vào tính chất cũng như nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp nhất. Tuy nhiên, việc sử dụng các phần mềm này bạn sẽ tốn thêm một chút chi phí. Vì thế hãy tìm hiểu thật kỹ để lựa chọn được phần mềm uy tín và chất lượng bạn nhé.

Còn nếu như bạn là một doanh nghiệp lớn nhưng vẫn muốn sử dụng excel để quản lý dữ liệu. Vậy thì kế toán viên sẽ phải thật thành thạo các công cụ của phần mềm cũng như biết cách để quản lý tài liệu một cách khoa học. Có như vậy thì công việc quản lý của doanh nghiệp bạn mới hiệu quả.

Đến đây, chắc bạn cũng đã biết được tại sao phần mềm kế toán bằng excel đơn giản không phải doanh nghiệp nào sử dụng cũng phù hợp rồi phải không. Để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả cũng như tiết kiệm chi phí cho nghiệp, hãy tìm hiểu thật kỹ các phần mềm kế toán để có lựa chọn phù hợp bạn nhé. Chúc các bạn thành công.